۴: چگونه در جعبه ورودی ایمیل (inbox) زندگی نکنیم

«اینکه سرگرم باشیم کافی نیست، خب موچه‌ها هم سرگرم‌اند. سؤال اینجاست که؛ ما نگران و سرگرم چه هستیم؟»

-هنری دیوید تورو

خیلی از ماها اینکار را می‌کنیم: ما بیشتر روز و بیشتر اوقات جعبه ورودی (اینباکس) ایمیل روبرویمان باز است، کارمان درست همان‌جاست؛ در اینباکس. اونجا ما زندگی می‌کنیم، ارتباط برقرار می‌کنیم، کارهایمان را دنبال می‌کنیم، شغلمان را انجام می‌دهیم و نظم و سامانی به خود می‌دهیم.

متاسفانه این بهترین روش برای زندگی و کار نیست. شما [فعالیت‌های شما] مکرراً با پیام‌ها و ایمیل‌های جدید منقطع و قطعه قطعه می‌شوید. و همینطور ما تحت فرمان درخواست دیگران خواهیم بود. یک ایمیل که برسد؛ باید آب دستمان را زمین بگذاریم و به ایمیل جدید برسیم و احتمالاً پاسخ بدهیم. حتی اگر همان موقع پاسخی هم ارسال نکنیم، به هر حال کارمان و فعالیتمان را قطع کرده‌ایم.

این برخلاف تمرکز است، و هیچ مصداقی از تمرکز بهتر در آن نیست. خوب البته همیشه در دسترس باقی خواهید ماند، و اغلب به روز و همیشه از اولین چیزها خبر دارید. ولی تمرکز نخواهید داشت، و از هر جهت و با هر نسیم یک پیام (ایمیل، تویتر، فیس‌بوک، آی ام و تلگرام و دیگر کانال‌های پیام‌رسانی) ضربه خواهید خورد. همینطور وقتی که در دریایی از ایمیل زندگی می‌کیند سخت است که بخواهید اولویت هم داشته باشید؛ هر ایمیل جدیدی مهم خواهد شد، و باعث خواهد شد تا انتخاب وظیفه‌ها [task] با دقت انجام نگیرد و غیر ممکن شود.

اینجا چند پیشنهاد وجود دارد:

1- لیست Task های خودت را خارج از اینباکس قرار بده. جعبه ورودی ایمیل To-Do list بدی است، چون نمی‌توان آن را اولویت گذاری کرد، ایمیل‌ها را نمی‌توان تغییر نام داد تا در Task ها منعکس شود، ایمیل‌ها چندکار را باهم می‌کنند، و همیشه ایمیل‌های جدید وجود دارند [که ممکن است مزاحم مدیریت وظیفه شوند]. به‌جای آن از یک To-do list ساده استفاده کنید، و همینطور که ایمیل‌هایتان را در جعبه وردی ایمیل مدیریت می‌کنید، فعالیت‌هایت را هم در To-do list قرار بدهید. یک دفترچه یا کارت فهرست هم به اندازه یک برنامه ساده مثل Taskpaper یا چیزی دیگر خوب کار می‌کند، یا حتی یک فایل text در نرم‌افزار Notepadویندوز یا TextEdit مک یا Notational Velocity مک. اگر هم یک کلید میانبر در صفحه‌کلید برای برنامه To-do خودتان تنظیم کنید، یک ثانیه طول می‌کشد تا یک وظیفه را از ایمیل به آن منتقل کنید.

2- در زمان‌های از پیش تعیین شده به ایمیل سر بزنید. شما نیاز دارید تا با امتحان و آزمون و خطا آن زمان را که برای چک کردن ایمیل بهتر است را پیدا کنید، همان که برای شما بهتر است. و به همان بچسبید تا اینکه بخواهید مرتب جعبه ورودی را چک کنید. مثالش هم می‌تواند این باشد: در انتهای هر ساعت به مدت ۵ دقیقه ایمیلتان را بررسی کنید، یا فقط دوبار در روز (۹ صبح و ۳ بعد از ظهر)، یا یکبار در روز ساعت ۱۰ صبح، یا دوبار در هفته. دوباره تاکید می‌کنم که این‌ها فقط مثال هستند، نیاز شماست که می‌گوید بهترین زمانبندی برایتان کدام است، گرچه اگر نظر من را بخواهید می‌گویم که سعی کنید یک زمانبندی با میران تکرار کمتر نسبت به آنکه شما فکر می‌کنید نیازتان است را داشته باشید و ببینید برایتان راهگشاست یا نه.

3- کارتان را با ایمیل بسته انجام دهید. تا هنگامی که به زمان از پیش تعیین شده برای چک کردن ایمیل نرسیده‌اید، آن را بسته نگاه دارید. این اصل ضمناً در مورد دیگر ابزارهای ارتباطی هم کاربردی و عملی است؛ مانند تویتر، فیسبوک، واتس‌آپ، تلگرام، فروم‌ها و چیزهای دیگر، به‌علاوه دیگر عوامل حواسپرتی مانند بازی‌ها. همه را هنگام کار بسته نگه دارید، راستش را بخواهید به نظرم کلاً مرورگرتان را ببندید یا لااقل آن تب‌هایی که برای آن وظیفه و آن کار بخصوص نیاز ندارید را ببندید و همینطور بسته نگه دارید. حالا حداقل برای یک مدت کوتاه بدون حواسپرتی کار کنید.

4- وظایف خود را هوشمندانه انتخاب کنید. وقتی که خارج از جعبه ورودی ایمیل خود هستید می‌توانید اولویت بندی بکنید. شما می‌توانید تصمیم بگیرید که چه چیز مهم است؛ چرا که شما دیگر تحت لوای درخواست دیگران [با ایمیل‌هایی که می‌فرستند] نیستید. «بهترین راه استفاده از زمان برای شما چیست؟» و «چه وظایفی و Task هایی بیشترین اثر و تأثیر را روی زندگی و کار شما دارند»، به جای آنکه فکر کنیم «کدام الان فوری به نظر می‌رسند»؟