1. ایجاد یک محیط منظم

«بهترین فصل زندگی شما زمانی است که آسمان ذهنتان خالی از چیزهای غیر ضروری باشد.»

وو مِن

تصور کنید در حال خلق یک شاهکار هستید، کاری که زندگیتان را متحول خواهد کرد و احتمالاً دنیا را به مکان بهتری تبدیل می‌کند.

پشت کامپیوترتان نشسته‌اید و دارید کارتان را انجام می‌دهید، در حالی که روی میزتان به هم ریخته و همچنین کف زمین و روی دیوارها شلوغ است. همچنین محل کارتان بسیار پر سر و صداست. ناگهان یک نوتیفیکیشن روی دسکتاپتان خودنمایی می‌کند، بله! شما یک ایمیل جدید دارید، نرم‌افزار ایمیلتان را باز می‌کنید تا ایمیل رسیده را بخوانید و به آن پاسخ دهید. دوباره به کارتان بر می‌گردید ولی باز یک نوتیفیکیشن دیگر به صدا در می‌آید، کسی می‌خواهد با شما چت کند، برای مدت کوتاهی با او خوش و بش می‌کنید. سپس اپلیکیشن توئیترتان اعلام می‌کند که چند ریپلای جدید دارید، شما هم آن‌ها را چک می‌کنید. بعد از آن برخی از کارهای خرده ریز اداره‌تان را روی میز می‌بینید و خودتان را با آن‌ها مشغول می‌کنید.

چه اتفاقی برای شاهکارتان افتاد؟ این شاهکار هیچ‌گاه در چنین محیط شلخته و درهم‌برهمی خلق نخواهد شد.

حالا فضای دیگری را تصور کنید: یک میز مرتب که فقط اقلام ضروری روی آن قرار دارند. دسکتاپ کامپیوتری که خالی است و هیچ آیکونی که باعث حواسپرتی بشود روی آن وجود ندارد. هیچ چیزی روی زمین اطراف شما وجود ندارد و دیوارهای دورتان هم تقریباً خالی است. یک موسیقی در محیط پخش می‌شود تا جلوی سر و صدای اطراف را بگیرد (شاید از هدفون استفاده می‌کنید)، و هیچ توتیفیکیشنی وجود ندارد که حواس شما را پرت کند. روی کامپیترتان تنها یک برنامه و یک پنجره ی باز در حال اجراست، و شما آماده‌اید که شاهکارتان را خلق کنید.

تفاوت، قابل توجه است، و این مثال نشان می‌دهد که وقتی نیاز به تمرکز داریم، چقدر نظم محیط منظم و نبودن عوامل حواس‌پرتی مهم هستند.

و این فقط درباره ی محل کارتان در اداره درست نیست، این اصل در هر جایی که نیاز به تمرکز داشته باشید صدق می‌کند: در خانه، فضای باز و حتی یک کافی‌شاپ که بخواهید در آن‌جا کاری انجام دهید. هر چقدر شلختگی و حواسپرتی‌های کمتری داشته باشید بهتر می‌توانید تمرکز کنید.

چطور شروع کنیم؟

باید به خاطر داشته باشید که لازم نیست در همان ابتدا محیطی کاملاً منظم داشته باشید. اگر بخواهید محیطتان را کاملاً منظم کنید ممکن است ساعت‌ها و یا حتی تمام روز مشغول این کار باشید و در آخر هیچ کار دیگری نتوانید انجام دهید.

من پیشنهاد می‌کنم این کار را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید. هر روز فقط یک یا دو مرتبه، آن هم به مدت ۱۰ تا ۱۵ دقیقه اطرافتان را مرتب کنید، و کم کم محیطی فوق‌العاده برای خود به وجود آورید. البته با این روش خیلی سریع بهبود اطرافتان را متوجه می‌شوید.

برای مثال ممکن است هر بار ۱۰ تا ۱۵ دقیقه به این ترتیب کار کنید:

میزتان را مرتب کنید.

نوتیفیکیشن‌های کامپیوتر را خاموش نمایید.

یک موسیقی آرامش‌بخش و یک هدفون پیدا کنید.

دسکتاپ کامپیوترتان را خالی کنید.

کف زمین و دیوارهای اتاقتان را خالی کنید.

و به همین ترتیب، در هر مرتبه یک بخش از خانه یا محل کارتان را بهبود ببخشید. وقتی همه جا مرتب شد، بیش از حد وسواس به خرج ندهید. ایجاد یک محیط «کاملاً» مرتب می‌تواند به اندازه ی هر چیز دیگری باعث اتلاف وقت و حواسپرتی شود.

همچنین اگر تمایل و وقتش را داشته باشید می‌توانید همه ی این تمیزکاری‌ها را یک‌دفعه انجام دهید. من این روش را توصیه نمی‌کنم، ولی خودم قبلاً این کار را می‌کردم، پس شما را درک می‌کنم.

بیایید ببینیم چطور می‌شود تمام کارهای بالا را به آسانی هرچه تمام‌تر انجام داد.

با میزتان شروع کنید

فعلاً می‌خواهیم فقط روی میزتان متمرکز شویم. بعداً می‌توانید داخل کشوهای میزتان را مرتب کنید.

در ابتدا یک بررسی سریع انجام دهید، روی میزتان چه چیزهای هست؟ کاغذها، پوشه‌ها و رسیدها؟ یک کامپیوتر، پرینتر، فکس، تلفن، منگنه، جعبه ی پوشه‌ها؟ برگه‌های کوچک که کارها و تماس‌های تلفنیتان و چیزهای پراکنده ی دیگر را رویش نوشته‌اید؟ فنجان قهوه، غذا، بطری آب؟ عکس‌ها، یادگاری‌ها، و چیزهای خرده‌ریز؟ چه چیزهای دیگری؟

حالا یک لیست کوتاه در ذهنتان درست کنید: چه چیزی روی میزتان کاملاً ضروری است؟ شاید فقط ۵ قلم را انتخاب کنید. شاید چیزی شبیه به این: کامپیوتر، تلفن، بطری آب، عکس کسی که دوستش دارید و جعبه‌ای که پوشه‌هایتان را در آن می‌گذارید. ممکن است لیست شما متفاوت باشد.

حالا هر چیزی غیر اقلام ضروری را از روی میز بردارید و روی زمین بگذارید. روی میزتان را دستمالی بکشید و چیزهایی که روی میز باقی گذاشته‌اید را به خوبی مرتب کنید، حالا شما یک میز تمیز و مرتب دارید. دوست داشتنی نبود؟

اگر وقت دارید همین الان تکلیفتان را وسایلی که روی زمین گذاشتید مشخص کنید. در غیر این صورت آن‌ها را گوشه‌ای بگذارید و دفعه ی بعد که ۱۰-۱۵ دقیقه وقت داشتید مرتبشان کنید.

کاری که باید با آن‌ها بکنید این است: یکی از آن‌ها را بردارید و یک تصمیم سریع بگیرید: آیا لازمش دارید یا می‌توانید دور بیندازیدش یا آن را به فرد دیگری بدهید؟ اگر لازمش داشتید جایی برایش پیدا کنید (به غیر از روی میز!)، ترجیحاً دور از چشم، مثلاً داخل کشوی میز. و تا وقتی که به آن نیاز پیدا نکرده‌اید بگذارید همان‌جا بماند.

اگر لازمش ندارید، آن را به فرد دیگری بدهید یا به سطل بازیافت/آشغال بیندازیدش. به سرعت تمام وسایلتان را به همین صورت بررسی کنید، این کار باید در کمتر از ۱۰-۱۵ دقیقه انجام شود. اگر مقداری برگه یا پوشه دارید که نیاز به مرتب شدن دارند، آن‌ها را در کشویی بگذارید و دفعه ی بعد که ۱۰-۱۵ دقیقه وقت داشتید به آن‌ها بپردازید.

از حالا به بعد فقط چیزهای روی میزتان هست که در همین لحظه به آن‌ها نیاز دارید. اگر منگنه را لازم ندارید جای دیگری بگذاریدش. اگر با یک پوشه کاری ندارید، آن را جای دیگری بایگانی کنید. می‌توانید یک «پوشه ی کار» داشته باشید و تمام برگه‌ها و پوشه‌هایی که بعداً بهشان نیاز دارید را در آن بگذارید،‌ ولی حواستان باشد که آن را دور از چشم، در کشوی میزتان بگذارید.

خاموش کردن نوتیفیکیشن‌ها

این بخش از کار خیلی ساده است و فقط باید چند دقیقه از وقت شما را بگیرد. در این بخش قرار است تمام نوتیفیکیشن‌هایی که حواستان را پرت می‌کند قطع نمایید.

ایمیل: به بخش تنظیمات ایمیل خود بروید و نوتیفیکیشن‌هایش را قطع کنید. اگر برنامه ی دیگری وجود دارد که ایمیل‌های جدید را به شما اطلاع می‌دهد آن را هم از کار بیندازید.

برنامه‌های پیام‌رسان (مثلاً تلگرام): در مورد برنامه‌های پیام‌رسان‌ها هم به همین صورت عمل کنید، تمام نوتیفیکیشن‌ها را خاموش کنید. فقط زمانی وارد چنین برنامه‌هایی شوید که می‌خواهید با آن‌ها کار کنید، وقتی قرار است متمرکز باشید از آن‌ها خارج شوید و به هیچ نوتیفیکیشنی اجازه ندهید حواستان را پرت کند.

تقویم: پیشنهاد می‌کنم نوتیفیکیشن‌های تقویمتان را هم خاموش نمایید، مگر این که واقعاً برنامه ی مهمی وجود داشته باشد که به هیچ وجه نخواهید آن را از دست بدهید و برای یادآوریش نیاز به اطلاع‌رسانی تقویمتان داشته باشید. البته اگر چیزی به این مهمی وجود داشته باشد به هر حال در ذهنتان می‌ماند و نیازی به نوتیفیکیشن نخواهد بود.

توئیتر (و شبکه‌های اجتماعی دیگر): اگر برنامه‌ای مربوط به توئیتر یا یک شبکه ی اجتماعی دیگر در کامپیوترتان دارید از آن خارج شوید یا نوتیفیکیشن‌هایش را خاموش کنید.

تلفن همراه: وقتی که می‌خواهید کاملاً متمرکز باشید، اگر امکانش وجود دارد تلفن همراهتان را خاموش نمایید یا حداقل به بخش تنظیمات گوشیتان بروید و تمام نوتیفیکیشن‌هایش را غیر فعال کنید.

تلفن: وقتی می‌خواهید متمرکز شوید سیم تلفنتان را بکشید یا آن را در حالت «بدون مزاحمت» یا «سایلنت» (do not disturb mode) قرار دهید.

شما ممکن است نوتیفیکیشن‌های دیگری داشته باشید که در این‌جا ذکر نشده باشد. چیزهایی که به هر نحوی حواستان را پرت می‌کنند، راهی برای غیر فعال کردنشان پیدا کنید. حالا می‌توانید با حواسپرتی کمتری به کارتان بپردازید.

یک موسیقی آرامش‌بخش و یک هدفون پیدا کنید

وقت زیادی را برای این بخش صرف نکنید. اگر یک موسیقی مناسب روی کامپیوتر یا روی سی‌دی دارید از همان استفاده کنید. وقت زیادی را در اینترنت صرف جستجوی بهترین موسیقی آرامش‌بخش و دانلود تعداد زیادی آهنگ نکنید.

موسیقی‌های ملایم برای مقصود ما خیلی خوب هستند چرا که شما را در حالت مناسب برای تمرکز قرار می‌دهند و باعث می‌شوند صداهای مزاحم به شما نرسند.

همچنین پیشنهاد می‌کنم برای بیشتر دور ماندن از صداهای مزاحم از هدفون استفاده کنید، مهم نیست چه نوعی باشد. یک خوبی دیگر هدفون این است که همکارانتان وقتی می‌بینند در گوشتان هدفون گذاشته‌اید کمتر مزاحم شما می‌شوند.

دسکتاپ کامپیوترتان را خالی کنید

یک دسکتاپ خالی نه تنها برای نمای ظاهری میزتان خوب است، بلکه وقتی با کامپیوترتان هم کار می‌کنید خیلی به شما کمک می‌کند. آیکون‌هایی که به طور پراکنده روی دسکتاپ خودنمایی می‌کنند باعث حواسپرتی می‌شوند. در عوض می‌توانید همه‌چیز را پاک کنید و آرامش و تمرکز بیشتری داشته باشید.

روش انجام این کار بدین صورت است:

۱. یک نرم‌افزار برای دسترسی سریع به برنامه‌هایتان نصب کنید: کسانی که از مک استفاده می‌کنند می‌توانند از Launchbar یا Quicksilver استفاده کنند. و کسانی که از ویندوز استفاده می‌کنند ممکن است از Launchy یا AutoHotKey استفاده نمایند. وقتی یکی از این نرم‌افزارها را نصب کنید، می‌توانید با ترکیب چندتا از کلیدهای صفحه‌کلیدتان به سرعت وارد این نرم‌افزار شوید و سپس نام برنامه یا نام پوشه یا فایلی که می‌خواهید باز کنید را در آن تایپ نمایید. معمولاً با تایپ چند حرف اول، بقیه ی اسم برنامه به طور خودکار ظاهر می‌شود و شما با زدن دکمه ی اینتر وارد آن برنامه می‌شوید. این روش خیلی سریع‌تر از این است که روی دسکتاپ آیکون مربوطه را پیدا کنید و سپس رویش دابل‌کلیک نمایید، مخصوصاً وقتی کلی آیکون روی دسکتاپتان وجود داشته باشد.

۲. تمام شورت‌کات‌های برنامه‌هایتان را پاک نمایید: بسیاری از افراد برای نرم‌افزارهایی که بیشتر استفاده می‌کنند تعداد زیادی شورت‌کات روی دسکتاپشان دارند. شما با نرم‌افزارهایی که معرفی کردم دیگر به آن‌ها نیازی ندارید، تمامشان را پاک کنید.

۳. تمام فایل‌ها و پوشه‌هایتان را در پوشه ی My Documents قرار دهید: زیاد نگران مرتب کردنشان نباشید نرم‌افزاری که معرفی کردم می‌توانند آن‌ها را خیلی سریع بیابند. هم چنین می‌توانید از بخش جستجوی کامپیوترتان به راحتی آن‌ها را پیدا کنید.

۴. بقیه ی چیزها را مخفی کنید: در PC می‌توانید روی دسکتاپ راست‌کلیک کنید، به بخش view بروید و تیکِ بخش show desktop icons را بردارید. در مک در بخش finder به بخش تنظیمات فایل بروید، در زیر بخش general، تیک تمام آیتم‌های زیر show these items را بردارید. حالا هیچ آیکونی روی دسکتاپ شما دیده نمی‌شود.

زیبا نیست؟

کف اتاقتان را مرتب کنید

اگر دور و بر محلی که کار می‌کنید شلوغ باشد ممکن است این کار مدتی طول بکشد، می‌توانید کارتان را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید. لازم نیست تمام کارها را یک‌دفعه انجام دهید.

بعضی افراد همیشه پشته‌هایی از برگه‌ها و پوشه‌ها مختلف دور و بر خودشان دارند. اگر شما از این دسته افراد هستید، سعی کنید به آرامی تعداد این برگه‌ها و پوشه‌ها را کمتر و کمتر کنید: آیا شما این برگه/پوشه را لازم دارید؟ اگر بله آن را بایگانی کنید. اگر خیر، آن را به صندوق بازیافت بیندازید یا به فرد مناسب بدهیدش.

چه چیز دیگری روی زمین هست؟ سریع تصمیم بگیرید: آیا واقعاً لازمش دارید؟ اگر نه دور بیندازیدش. اگر بله جایی به غیر از روی زمین برایش دست و پا کنید، به دور از چشم. شاید لازم باشد با دور انداختن بعضی چیزها مقداری فضا در کشوی میزتان خالی کنید.

باز هم ممکن است این کار کمی زمان‌بر باشد، که می‌توانید در ۱۰-۱۵ دقیقه ی بعدی انجامش دهید.

دیوارها را خلوت کنید

بسیاری از افراد روی دیوار اتاق و نزدیک میز کارشان چیزهای زیادی مثل تقویم‌ها،‌ عکس‌ها، یادگاری‌ها، پوسترهای انگیزه‌بخش، یادآورها، برنامه‌ها و … نصب کرده‌اند. این‌ها تماماً از لحاظ بصری حواس انسان را پرت می‌کنند و باعث می‌شوند تمرکز کردند کمی سخت‌تر شود. خلوت کردن دیوارهایتان،‌ در حالی که احتمالاً فقط یک عکس زیبا یا یک اثر هنری رویش قرار داده‌اید، باعث می‌شود محیط فوق‌العاده‌ای برای تمرکز بیشتر داشته باشید.

اگر کارهای قبلی را انجام داده باشید، انجام این یکی باید آسان باشد. همه چیز را از دیوارها حذف کنید و فقط یک یا دو مورد ضروری،‌ یا لذت‌بخش را روی آن باقی بگذارید. همچنین از شر چیزهایی که لازمشان ندارید خلاص شوید، و برای چیزهایی که بعداً به آن‌ها نیاز پیدا می‌کنید جایی دور از چشم بیابید.